Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta vaatii hotelleja ylläpitämään niin sanottua matkustajarekisteriä. Siksi pyydämme sinua täyttämään matkustajailmoituksen saapuessasi hotelliimme. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Matkustajailmoitukset kerätään matkustajarekisteriin, jota säilytetään hotellissa.
Matkustajailmoituksella kerätään matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika sekä kansalaisuus, mikäli matkustaja ei ole suomalainen. Ilmoituksessa kerrotaan myös matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat ja matkustajan osoitetiedot. Näiden lisäksi matkustajailmoituksessa kerrotaan maa, josta matkustaja saapuu Suomeen, matkustajan matkustusasiakirjan numero sekä matkustajan hotelliin saapumispäivä ja lähtöpäivä. Matkustajailmoituksella annettuja tietoja voidaan viedä SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisteriin pois lukien tieto henkilötunnuksesta, jota käsitellään vain matkustajarekisterissä.
Matkustajailmoitukset ja -tiedot säilytetään yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne hävitetään. Tästä poiketen asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja voidaan säilyttää kauemmin SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterissä.
Matkustajien tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.