Työntekijät

Keräämme sinusta ainoastaan työsuhteesi kannalta tarpeellisia tietoja. Meillä tulee olla yhteystietojesi lisäksi esimerkiksi tiedot pankkitilistäsi palkanmaksua varten. Kysymme sinulta myös tiedon hätäyhteyshenkilöstäsi, jotta tiedämme, keneen voimme olla yhteydessä sinua koskevassa hätätapauksessa. Työsuhteesi aikana meille kerääntyy myös tietoja terveydentilastasi, jos joudut esimerkiksi sairastumisen vuoksi olemaan poissa työstä.

Olemme määritelleet tarkasti ne roolit ja henkilöt, jotka voivat nähdä työntekijöiden eritasoisia tietoja. Näet itsekin S-ryhmän työtovereidesi perustiedot, kuten nimen, paikan organisaatiossa ja työnantajayrityksen HR-järjestelmästä. Esihenkilölläsi on luonnollisesti pääsy sinua koskeviin tietoihin. HR-yksikössä ja palkanlaskennassa on myös henkilöitä, joilla on tehtäviinsä kuuluen oikeudet päästä katsomaan ja käsittelemään työntekijöiden henkilötietoja.

Pääset katsomaan omat HR-järjestelmään kertyneet tietosi itsepalveluna suoraan järjestelmästä. Muualle kertyneet henkilötietosi saat selvitettyä, kun otat yhteyttä oman työnantajasi henkilöstöyksikköön.

Ota yhteyttä omaan esihenkilöösi, jos et itse pysty päivittämään virheellistä tietoa esimerkiksi HR-järjestelmään.

Työnantajana meillä on oikeus säilyttää rajoitetusti tietoja sinusta vielä työsuhteesi päättymisen jälkeenkin. Sinulla on oikeus esimerkiksi pyytää työtodistusta vielä 10 vuotta työsuhteesi päättymisestä: jotta voimme sellaisen laatia, meidän tulee säilyttää sinusta tarvittavat tiedot riittävältä ajalta. Meillä on lisäksi oikeus säilyttää tietojasi niin kauan, kuin työsuhteeseesi liittyvistä asioista voisi lain mukaan tulla jälkikäteen riitaa.

Tietojen käsitteleminen työsuhteessa ei yleensä perustu suostumukseen vaan työsopimuksen täytäntöönpanemiseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen.

Asia lähtee eteenpäin, kun ilmoitat havainnostasi heti esimiehellesi tai kyseessä olevan S-ryhmän yrityksen henkilöstöyksikköön.

Tämä riippuu siitä, millaisesta tiedosta on kyse. Säilytysajat on määritelty tarkasti tietotyypeittäin, ja ne perustuvat siihen, kuinka kauan jostakin työsuhteeseen liittyvästä asiasta voisi tulla erimielisyyttä. Säilytämme tietojasi kuitenkin enintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä eli sen aikaa, kuin meillä on velvoite laatia pyytäessäsi työtodistus sinulle.

S-ryhmässä olemme laatineet roolien mukaisia tietosuojakoulutuksia koko henkilöstölle sekä erikseen rekisterinpitäjien edustajille, johdolle ja asiantuntija- tai asiakaspalvelutehtävissä toimiville.

Harjoittelemme erilaisia tietosuojaprosesseja ja pidämme tietosuojaverkostolle erityisiä tietosuoja- ja tietoturvallisuuspäiviä kaksi kertaa vuodessa vuosikellon mukaisesti.