Customer accounts for heating oil sales

(in Finnish)S-ryhmässä lämmitysöljyä myyvät alueosuuskaupat ja käytämme henkilötietojasi lämmitysöljytilauksesi toteuttamiseen. Kerromme tällä sivulla myös oikeuksistasi rekisteröitynä ja miten voit käyttää oikeuksiasi henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Rekisterinpitäjän tiedot

Lämmitysöljymyynnissä henkilötietojen käsittelystä vastaa se osuuskauppa, jolta tilaat lämmitysöljyä. Löydät osuuskauppojemme eli rekisterinpitäjien yhteystiedot tältä sivulta.

Henkilötietojesi käyttötarkoitukset

Käytämme henkilötietojasi:

lämmitysöljyn myyntitilausten kirjaamiseen tilausportaalin kautta, puhelimitse tai sähköpostilla ja lämmitysöljytilauksen toimittamiseen ilmoittamaasi toimitusosoitteeseen,
luottokelpoisuuden ja maksun varmistamiseen sekä lämmitysöljytilauksen laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään.

Henkilötietojasi välitetään edelleen lämmitysöljyn toimittajakumppanillemme North Europe Oil Trade Oy:lle (NEOT) toimituksen toteuttamiseksi sekä SOK:n asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin mahdollista Bonuksen maksua varten. Huomioithan kuitenkin, että kaikki osuuskaupat eivät myönnä Bonusta lämmitysöljynostoista.Henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen esimerkiksi tekstiviestikyselyjen avulla.

Tiedot, joita keräämme sinusta ja mistä tiedot saamme

Lämmitysöljymyynnissä käsittelemme öljyn toimittamista ja laskutusta varten muun muassa yhteystietojasi (esimerkiksi nimesi ja polttoöljyn toimitusosoite), henkilötunnustasi, osuuskaupan jäsennumerotietoa Bonuksen maksua varten, yritysasiakkaan S-Business-kortin numero ja tunnistetiedot, tietoa tilaus- ja maksuhistoriastasi, tietoa toimituspaikan tontin erityispiirteistä sekä antamaasi markkinointisuostumusta tai –kieltoa.Henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia, kun teet lämmitysöljytilauksen tai pyydät meiltä tarjouksen. Tarkastamme tiedot luottokelpoisuudesta tilausportaalimme kautta automaattisesti, kun teet lämmitysöljytilauksen. Saamme luottokelpoisuustiedot yhteistyökumppaniltamme. Maksuhäiriötilanteissa varaamme oikeuden vaatia etukäteismaksua ennen polttoöljyn toimitusta.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi, tietoa luottokelpoisuudesta ja tietoja osto- ja maksuhistoriastasi lämmitysöljytoimitussopimukseen perustuen, jotta voimme toimittaa sinulle tilaamasi lämmitysöljyn.Henkilötunnustasi käsittelemme, jotta voimme yksilöidä sinut sopimuksen ja välillämme olevien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi lain määrittelemällä tavalla. Voimme pyytää tarjouspyynnön tai lämmitysöljytilauksen yhteydessä sinulta myös suostumusta suoramarkkinointiin, jotta voimme lähettää sinulle tietoa lämmitysöljytarjouksista sekä uusista tuotteista ja palveluista. Voit peruuttaa antamasi suoramarkkinointisuostumuksen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjänä toimivaan osuuskauppaan.

Kuka käsittelee henkilötietojasi

Henkilötietojasi käsittelevät ne S-ryhmän työntekijät, joiden työtehtäviin lämmitysöljyn myynnin tuottaminen ja yhteydenottosi tai tilauksesi toteuttaminen kuuluu. Asiakkuutesi perustamiseen liittyvässä luottotietojen tarkastuksessa luovutamme henkilötietosi kumppanillemme, jotta saamme tiedon luottokelpoisuudestasi. Maksuhäiriötilanteissa luovutamme henkilötietoja ja erääntyneen saatavan tiedot perintään perintätoimistolle.Lämmitysöljyn toimittamisesta antamaasi kohdeosoitteeseen vastaa NEOT Oy, jolle luovutamme henkilötietojasi (nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) tilausvahvistusta ja toimitusta varten.Jos ostat lämmitysöljyä laskutusasiakkaanamme, luovutamme tiedot ostosta talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten. Lisätietoja saat laskutusasiakkuuden tietosuojainformaatiosta. Jos osuuskauppasi myöntää lämmitysöljymyynnistä Bonusta, luovutamme tiedot ostostasi myös SOK:n asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin.Yritysasiakkaan S-Business-kortilla tehdyt ostotapahtumat tallentuvat S-Business Oy:n asiakasrekisteriin.Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalvelujen tuottamisessa. Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Lämmitysöljymyynnissä henkilötietojasi käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Lue lisää S-ryhmän tietoturvallisuudesta linkin takaa.

Sinun oikeutesi ja henkilötietojesi käsittelyn vaikutukset sinulle

Saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä tästä tietosuojainformaatiosta ja tarkemmin lämmitysöljymyynnin tietosuojaselosteesta sen osuuskaupan sivulta, jonka asiakas olet.Sinulla on oikeus saada tutustua omiin tietoihisi. Helpoimmin teet tietopyynnön sähköisellä verkkolomakkeellamme tai pyytämällä tietojasi siitä osuuskaupasta, jonka lämmitysöljyasiakas olet. Samoin virheellisiä ja puutteellisia asiakastietojasi voit korjata ottamalla yhteyttä lämmitysöljyä myyneeseen osuuskauppaasi. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.Yritysasiakkaan kortinhaltija voi saada tutustua omiin tietoihinsa ja käyttää muita oikeuksiaan ottamalla yhteyttä S-Business Oy:öön. Lisätietoja Tietosuoja – S-Business.Sinulla on aina oikeus kieltää lämmitysöljymyynnin suoramarkkinointi ja uuden tilauksen tekstiviestimuistutukset. Voit peruuttaa suoramarkkinointisuostumuksesi ottamalla yhteyttä siihen osuuskauppaan, jonka lämmitysöljyasiakas olet.Mikäli meillä tai palvelukumppanillamme tapahtuisi vakava henkilötietojen tietoturvaloukkaus ja lämmitysöljyasiakkuuden yhteydessä antamasi, sinulle merkittävää haittaa aiheuttavat tietosi joutuisivat esimerkiksi kolmannelle, sinulla on oikeus saada viipymättä tietoa tästä henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä siihen toimipaikkaan tai osuuskauppaan, jossa olet lämmitysöljyasiakkaana. Löydät osuuskauppojemme yhteystiedot tämän linkin takaa.Voit myös olla yhteydessä valvontaviranomaiseen, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Käsittelemme asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme lämmitysöljymyyntiin liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan ja poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojesi säilytysaika riippuu henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä. Tilauslomakkeella tehtyä polttoöljytilausta säilytämme kuluvan ja kahden kuukauden ajan tai siihen saakka, että saatavamme on suoritettu. Lämmitysöljymyynnin sivujen kautta tehdyt tilaukset ja tilaustiedot poistuvat taustajärjestelmästä sen jälkeen, kun tilaus on siirretty taloushallintoon laskutettavaksi. Taloushallinnossa tietoja laskusta säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä kuluva ja kuusi vuotta. S-Business Oy säilyttää yritysasiakkaiden ostotapahtumatietoja kymmenen vuotta.Säilytämme asiakastietojasi ja tietoa osto- ja maksuhistoriastasi kuluvan vuoden ja kaksi seuraavaa vuotta viimeisestä tilauksestasi, jonka jälkeen tiedot poistetaan.NEOT ja sen valitsema kuljetusliike säilyttää henkilötietojen käsittelijänä tietoja lämmitysöljytilauksista kuluvan vuoden ja kaksi vuotta sekä mittarilipuketta ja toimituslähetettä osana kirjanpidon aineistoaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden esimerkiksi uuden lämmitysöljytilauksesi yhteydessä ja päivittämään muuttuneet ja puutteelliset tietosi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

S-ryhmän tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietosuojavastaava@sok.fi henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.Päivitetty 14.1.22, lisätty S-Business Oy:n yritysasiakkaan informaatio lämmitysöljytilauksissa