S Group stakeholder register

TIETOSUOJASELOSTE (6.3.2020 alkaen, päivitetty 5.3.2024)RekisterinpitäjäSuomen Osuuskauppojen keskuskunta SOKPostiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄKäyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 HelsinkiY-tunnus: 0116323-1Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fiRekisteriasioita hoitava henkilöLaura Pistemaa, SOKMedia.tietosuoja@sok.fiRekisterin nimiS-ryhmän sidosryhmärekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus on S-ryhmän sidosryhmä- ja edunvalvontatyöhön liittyvä sidosryhmäviestintä kuten tilaisuuksien järjestäminen, uutiskirjeiden lähettäminen, tutkimus-, palaute- tai muiden kyselyjen toteuttaminen, avoimuusrekisteri sekä median edustajien yhteydenottojen kirjaaminen SOK:n mediapalvelun kehittämiseksi.Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaRekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas-, yhteistyö- tai vastaavaan merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteriin merkityt henkilöt ovat S-ryhmän näkökulmasta merkittävien sidosryhmien edustajia. Rekisteröity on otettu mukaan rekisteriin asemansa, työtehtävänsä tai S-ryhmän kannalta tärkeän sidosryhmäyhteyden vuoksi. Henkilö on voinut myös itse ilmoittaa halukkuudestaan vastaanottaa S-ryhmän uutiskirjettä tai muuta sidosryhmäviestintää.Käsiteltävät henkilötiedotS-ryhmän sidosryhmärekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
nimike
organisaatio
osoite
kontaktityyppi (esim. järjestökenttä, tutkimus, media)
poliittisten toimijoiden puolue
avoimuusrekisterilainsäädännön piiriin kuuluvilta eduskunnan ja ministeriöiden edustajilta yhteydenpidossa käsitelty aihealue sekä yhteydenpidon tapa
tiedot siitä, miten rekisteröityä on kontaktoitu, mahdolliset lisätiedot yhteistyöstä S-ryhmän kanssa, yhteydenoton aihe sekä mahdolliset kieltotiedot. S-ryhmän sidosryhmätapahtumien kutsu- ja osallistumistiedot sekä mahdolliset ruokavalinnat
lähetetyt muistamiset.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan julkisista lähteistä kuten viranomaisten ja yritysten internetsivuilta sekä hakemistopalveluista ja tiedonhallintatyökaluista. Henkilö on voinut myös itse ilmoittaa halukkuudestaan vastaanottaa S-ryhmän uutiskirjeitä tai muuta sidosryhmäviestintää.Henkilötietojen vastaanottajatKäytämme seuraavia ulkoisia palvelukumppaneita tukipalveluiden tuottamisessa:

IT-järjestelmätoimittajat
Viestintäpalveluiden toimittajat

Henkilötietoja voidaan siirtää näille palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Lisäksi toimitamme avoimuusrekisterilainsäädännön vaatiman listauksen avoimuusrekisterilainsäädännön piiriin kuuluvista ministeriöiden ja eduskunnan edustajista sekä tapaamisteniheista ja yhteydenpidon tavoista.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetEmme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Mediapalvelun osalta tietoja säilytetään max. kaksi kalenterivuotta ja muiden toimenpiteiden osalta max. yksi vuosikalenteri kerrallaan. Mahdolliset ruokavalintatiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Tietoja päivitetään säännöllisesti ja vanhentuneet tiedot poistetaan.Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Suostumuksen peruuttaminenHenkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleHenkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.