SOK Media separate register of customer and personnel magazines

(in Finnish)TIETOSUOJASELOSTE (22.9.2023 alkaen)

Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOKPostiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄKäyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 HelsinkiY-tunnus 0116323-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Kristiina Ekman, SOKMedia.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

SOK Median asiakas- ja henkilöstölehtien erillisrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat Yhteishyvä-, Samarbete- ja Ässä-lehtien erillisten tilausten hallinnointi ja mallilehtien toimittaminen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja sopimukseen silloin, kun kyseessä on tilaus.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas-, yhteistyö- tai vastaavaan merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteröidyt henkilöt ovat rekisterissä työtehtävänsä, roolinsa tai asemansa perusteella.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on kerätty henkilöltä/organisaatiolta itseltään ja perustuvat yhteistyöhän ja/tai erikseen sovittuihin sidosryhmien, oppilaitosten, yritysten ja osuuskauppojen tekemiin erillistilauksiin tai sopimuksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

organisaatio
nimi
osoite- ja laskutustiedot
tilattavan lehden nimi
lehtien kappalemäärä

Henkilötietojen vastaanottajat

Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.Voimme siirtää henkilötietoja käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilö- ja yritystietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilö- ja yritystietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Henkilötietoja säilytetään tilauksen voimassaoloajan, tilaukset ovat voimassa toistaiseksi. Tilaustietoja päivitetään ja poistetaan pyydettäessä.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tutustua henkilö- ja yritystietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista
Oikeus tietyissä tilanteissa käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus peruuttaa antamasi suostumus
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö/yritys haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojen käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.Henkilöllä/yrityksillä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Ilman henkilötietojen käsittelyä emme voi hallinnoida ja toimittaa Yhteishyvä-, Samarbete- ja Ässä-lehtien erillistilauksia.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilö- ja yritystietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilö- ja yritystietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.