TIETOSUOJASELOSTE (22.9.2023 alkaen)
Rekisterinpitäjä
Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus 0116323-1
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Kristiina Ekman,
SOKMedia.tietosuoja@sok.fi
Rekisterin nimi
SOK Median asiakas- ja henkilöstölehtien erillisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat Yhteishyvä-, Samarbete- ja Ässä-lehtien erillisten tilausten hallinnointi ja mallilehtien toimittaminen.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja sopimukseen silloin, kun kyseessä on tilaus.
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas-, yhteistyö- tai vastaavaan merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteröidyt henkilöt ovat rekisterissä työtehtävänsä, roolinsa tai asemansa
perusteella.
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisterin tiedot on kerätty henkilöltä/organisaatiolta itseltään ja perustuvat yhteistyöhän ja/tai erikseen sovittuihin sidosryhmien, oppilaitosten, yritysten ja osuuskauppojen tekemiin erillistilauksiin tai sopimuksiin.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- organisaatio
- nimi
- osoite- ja laskutustiedot
- tilattavan lehden nimi
- lehtien kappalemäärä
Henkilötietojen vastaanottajat
Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.
Voimme siirtää henkilötietoja käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilö- ja yritystietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilö- ja yritystietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Henkilötietoja säilytetään tilauksen voimassaoloajan, tilaukset ovat voimassa toistaiseksi. Tilaustietoja päivitetään ja poistetaan pyydettäessä.
Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus saada tutustua henkilö- ja yritystietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista
- Oikeus tietyissä tilanteissa käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus peruuttaa antamasi suostumus
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö/yritys haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojen käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.
Henkilöllä/yrityksillä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Ilman henkilötietojen käsittelyä emme voi hallinnoida ja toimittaa Yhteishyvä-, Samarbete- ja Ässä-lehtien erillistilauksia.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilö- ja yritystietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilö- ja yritystietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.