Behandling av kontaktuppgifter till lokala samarbetspartner och aktörer

(in Finnish)

S-ryhmän marketkaupan yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteri

Päivitetty 26.3.2025Rekisterinpitäjä Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ Puhelinnumero: 010 76 8011 (vaihde) Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus 0116323–1 Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi Rekisterinpitäjän edustajan yhteystiedot Janne Hörkkä, aok.tuotetiedot.market@sok.fi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpidon, tiedon jakamisen ja yhteistyön toteuttaminen marketkaupan tavarantoimittajien, palveluntarjoajien, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden kanssa S-ryhmässä. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Henkilötietojen käsittelyn peruste Yhteistyökumppaneiden ja tavarantoimittajien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhteyshenkilön suostumus toimittajan ja SOK-yhtymän tai alueosuuskaupan väliseen yhteistyöhön liittyen tai kaupallinen sopimus. Käsiteltävät henkilötiedot Käsittelemme yhteyshenkilöiden osalta seuraavia tietoja:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työnantaja ja tehtävänimike yrityksessä
Yhteyshenkilön kanssa käyty viestintä
Käyttäjätunnus

Kuka käsittelee henkilötietojasi? Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin S-ryhmän sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja siirretään palvelun tuottamiseksi konsultointi- ja raportointiyhteistyökumppaneille, sekä IT-palveluntarjoajille.Voimme luovuttaa henkilötietoja myös viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Yhteyshenkilötietoja voidaan luovuttaa myös muille S-ryhmän organisaatioille toiminnan joustavuuden ja yhteyshenkilötietojen laadun varmistamiseksi tai sopimuksen toimeenpanemiseksi. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet Emme siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Säilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin sopimussuhde yhteistyökumppanin tai tavarantoimittajan kanssa on olemassa tai suostumus on voimassa ja yhteyshenkilö on yhteistyökumppanin tai tavarantoimittajan palveluksessa, ja tiedot ovat hyödynnettävissä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Rekisteröidyn oikeudet Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan. Oikeus saada informaatiota Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan. Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua tietoihin ja virheellisten tietojen oikaisu toimittajaportaalin kautta tai rekisterinpitäjän edustajan kautta.
Oikeus tietojen poistamiseen silloin kun muuta lakisääteistä perustetta tietojen säilyttämiselle ei ole
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tämä valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutettu. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Ainoastaan määrätyillä SOK:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten ja S-ryhmän työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää yhteyshenkilörekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.