De lagstadgade resanderegistren upprätthålls av de kooperativ som utövar logiverksamhet och Sokotel Oy för deras egna hotell. Du hittar kontaktuppgifterna till kooperativen och Sokotel Oy här (kontakta det företag som driver hotellet): Kontaktuppgifter till S-gruppens personuppgiftsansvariga.
Behandlingen av uppgifter om resande och upprätthållandet av ett resanderegister grundar sig på lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet. Uppgifter om resande som har checkat in på hotellet behandlas i registret på det sätt som lagen kräver.
Grund för behandling av personuppgifter
Lag om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet 308/2006.
Personuppgifter som behandlas
Följande personuppgifter behandlas i registret:1) resandens fullständiga namn och finska personbeteckning eller om sådan saknas födelsetid samt medborgarskap, 2) fullständigt namn och finsk personbeteckning eller om sådan saknas födelsetid för make eller maka samt minderåriga barn som följer med resanden, 3) resandens adress, 4) det land från vilket resanden anländer till Finland, 5) numret på resandens resedokument, samt 6) den dag resanden anlände till inkvarteringsrörelsen och den dag han eller hon lämnar inkvarteringsrörelsen, om dagen är känd. För resande som deltar i en gruppresa görs en gruppresandeanmälan med motsvarande uppgifter.
Uppgiftskälla
De insamlade uppgifterna erhålls från den övernattande gästen i resandeanmälan, som den resande, eller vid gruppresor gruppledaren, fyller i och bekräftar med sin underskrift.Som grund för uppgifterna om resande kan vi använda de uppgifter som finns i hotellets bokning, vilka gästen kompletterar med övriga uppgifter som krävs i resanderegistret vid incheckningen.
Mottagare av personuppgifter
Utifrån de uppgifter som lämnats kan vi kontrollera och uppdatera uppgifterna i kundregistret för SOK Resebransch- och bespisningsverksamhet med uppgifter om adress och födelsetid samt uppgifter om medresande personer.Enligt lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet ska utövare av inkvarteringsverksamhet utan hinder av bestämmelserna om sekretess i fråga om utlänningar lämna uppgifter om resande till polisinrättningen i det lokala häradet. Polisen har rätt att få även övriga resenärers uppgifter om uppgifterna behövs för polisens tjänsteuppdrag. Dessutom lämnas information ut separat i lagstadgade fall till andra myndigheter som gränsbevakningsväsendet, tullverket, räddningsmyndigheterna, hälsoskyddsmyndigheterna eller försvarsmakten.
Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder
Personuppgifter som lämnats i resandeanmälan överförs inte utanför EU.
Lagringstid för personuppgifter
Vid lagring av uppgifter om resande iakttas gällande lagstiftning. Resandeanmälningar som utgör en del av resanderegistret förvaras i ett (1) år.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter som rör hen genom att kontakta den personuppgiftsansvarige.Uppgifterna i registret har angetts av den resande själv och bekräftats med hens underskrift. Den registrerades rätt att begära rättelse av uppgifter gäller således endast uppgifter som har förts in i kundregistret.Uppgifter om resande behandlas med stöd av lag så länge lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet kräver det. Den registrerade har inte rätt att kräva att hens uppgifter raderas så länge uppgifterna enligt lag ska bevaras.Den registrerade kan inte invända mot behandling av sina uppgifter för ändamål som lagen föreskriver. Om den resande inte vill lämna de uppgifter som lagen kräver, förhindrar detta övernattning på det aktuella hotellet.
Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel genom adekvata skyddsåtgärder.
I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-lokaliteter, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Papperresandeanmälningarna förvaras i ett låst utrymme som endast en begränsad grupp av enhetens personal har tillträde till.Om vi trots alla våra säkerhetsåtgärder upptäcker en personuppgiftsincident, börjar vi genast utreda denna och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.
