S-gruppens ägarkunds- och kundregister
Personuppgiftsansvarig för S-gruppens ägarkunds- och kundregister är Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK.
Introduktion till dataskyddbeskrivning
- Denna integritetspolicy för S-gruppens ägarkunds- och kundregister beskriver hur personuppgifter som är införda i registret behandlas och vilka ändamål personuppgifterna används för. I policyn får du mer information om dina rättigheter som registrerad och du kan läsa mer om lagringstider, behandlingsgrunder eller till exempel om mottagare av personuppgifter. Närmare kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige och uppdateringar av policyn finns nedtill på sidan. Registret består av följande ämnesområden:
- Personuppgifter som behandlas
- Grunder för behandling av personuppgifter, ändamål för användning av personuppgifter och lagringstider för personuppgifter
- Den registrerades rättigheter
- Uppgiftskällor
- Mottagare av personuppgifter
- Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsgarantier
- Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
- Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal
- Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering
- Dataskydd gällande det gemensamma personuppgiftsansvaret för SOK:s och S-Bankens gemensamma kunduppgifter
- Personuppgiftsansvarig kontaktuppgifter
- Ändringar i integritetspolicyn
1. Personuppgifter som behandlas
- Vi behandlar dina personuppgifter om du hör till någon av följande kundgrupper:
- Ägarkunder: personer som är eller har varit medlemmar i ett handelslag.
- Personer som ingår i ett ägarkundshushåll: personer som ingår eller har ingått i ett ägarkundshushåll, men som inte själva nödvändigtvis är medlemmar i ett handelslag.
- Övriga kunder: personer som inte är ägarkunder eller hör till ägarkundshushåll, men som har beställt någon tjänst som produceras utifrån S-gruppens ägarkunds- och kundregister, till exempel ett S-användarkonto eller elektroniska nyhetsbrev, eller som har uträttat ärenden i en webbutik.
2. Grunder för behandling av personuppgifter, ändamål för användning av personuppgifter och lagringstider för personuppgifter
- 2.1. Grunder för behandling av personuppgifter För att möjliggöra S-gruppens ägarkundssystem förutsätts att vi behandlar uppgifter om ägarkunderna och om andra personer som ingår i ett ägarkundshushåll. Personuppgifter behövs till exempel för att producera tjänster och förmåner i anknytning till ägarkundssystemet, hantera kundrelationer och upprätthålla medlemsförteckningar i handelslagen. Med hjälp av kunduppgifter kan vi också erbjuda S-gruppens kunder anpassade tjänster och förmåner som tillgodoser deras individuella behov så bra som möjligt samt producera riktat och personaliserat innehåll och reklam. Vissa av våra tjänster, som S-användarkontot och våra webbutiker, kan även användas utan medlemskap i ett handelslag eller i ett ägarkundshushåll. Uppgifter om dessa kunder behandlar vi till exempel för att möjliggöra handel i webbutiker eller någon annan digital tjänst som kunden använder, behandling av kundrespons och övrig hantering av kundrelationer. Vi använder kunduppgifter även vid planering och utveckling av S-gruppens affärsverksamhet. För detta ändamål kan vi använda personuppgifter till exempel i analys- eller profileringssyfte eller för att genomföra opinions- eller marknadsundersökningar. Dessutom kan vi behandla personuppgifter för marknadsföringssyften hos sammanslutningar som ingår i S-gruppen och hos samarbetspartner. S-gruppen avser handelslagen och SOK-koncernen med dotter- och andelsbolag. Samarbetspartner avser bonuspartner eller kommersiella företag som har ett samarbete eller gemensam marknadsföring med S-gruppen eller köper mediesynlighet av S-gruppen.2.2. Lagringstider för personuppgifter Lagringstiden för uppgifterna varierar beroende på deras ändamål. Lagringen av en enskild uppgift fortsätter fram till slutet av den längsta lagringstid för uppgiften som fastställts för uppgiften, men uppgiften används för respektive definierade ändamål endast högst så länge som fastställs i tabellen nedan. Vissa uppgifter för hantering av kundrelationer lagrar vi under hela ägarkundsrelationen eller tillhörigheten till ett ägarkundshushåll. Däremot lagrar vi till exempel exakta adressuppgifter högst fram till slutet av kalenderåret under vilket köpet görs och de följande 10 åren. Personuppgifter raderas vanligen inom sex månader efter att en kundrelation har upphört. Vissa uppgifter lagrar vi dock längre, som uppgifter gällande medlemskap i ett handelslag och uppgifter om insatsbetalningar. Dessa uppgifter lagras fram till slutet av kalenderåret under vilket penningtransaktionen görs och de följande 6 åren. En kundrelation kan upphöra till följd av att en kund säger upp eller blir uppsagd från medlemskapet eller kunden blir utan ägarkundshushåll. Uppgifter om S-användarkontot raderar vi när den kundrelation som användarkontot grundar sig på upphör. I fråga om S-användarkontot upphör kundrelationen när kunden ber om att kontot ska raderas. 2.3. Ändamål för användning av personuppgifter I tabellerna nedan finns detaljerade uppgifter om för vilka ändamål personuppgifter i registret används och hur länge uppgifterna lagras.
Grund för behandling
3. Den registrerades rättigheter
- Du har följande rättigheter:
- Rätt att få ta del av uppgifterna om dig
- Rätt att låta korrigera uppgifterna om dig
- Rätt till radering (till exempel när samtycke är grund för behandlingen eller det inte finns en motivering för lagringen)
- Rätt till begränsning av behandling (bestrida uppgifternas korrekthet eller olaglig behandling)
- Rätt att motsätta dig att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring eller annan behandling som görs med stöd av berättigat intresse
- Rätt till återkallande av givet samtycke
- Rätt till dataportabilitet (gällande automatiserad behandling)
4. Uppgiftskällor
- Vi får dina uppgifter från det avtal som du ingår när du ansluter dig till S-gruppens ägarkundssystem och av dig själv under kundrelationen per telefon, via webbplatser, per e-post eller på motsvarande sätt samt när du använder tjänster. Uppdateringar av uppgifter om namn, adresser, mobiltelefonnummer och dödsfall kan även fås av myndigheter och företag som tillhandahåller uppdateringstjänster. Uppgifter om förbud i Puhelin-Robinson och Posti-Robinson fås av Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto r.y. Personaluppgift och uppgift om rätt till rabatt hämtas från S-gruppens register över anställda. Vi får dina uppgifter om din användning av S-Förmånskortet och ärenden som du har uträttat inloggad från de sammanslutningar som ingår i S-gruppens ägarkundssystem och av de samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus. Dessutom kan vi få uppgifter från sammanslutningar som ingår i S-gruppen samt av samarbetspartner som ingår i ägarkundssystemet och vars tjänster du identifierar dig i med S-förmånskortet eller andra koder som getts till dig. Vi får information om bokningar på S-gruppens hotell från kundregistret tillhörigt S-gruppens resebransch- och bespisningsverksamhet. Information om bokningar kan till exempel användas för att vi ska kunna rikta reklam för S-gruppens tjänster som ligger nära hotellet och som du eventuellt är intresserad av till dig. Du kan förbjuda att informationen om bokningar används i S-gruppens ägarkunds- och kundregister, så att du meddelar analys- och kundgrupperingsförbud i avsnittet Jag i S-mobil eller loggar in på ditt S-användarkonto i någon av S-gruppens webbtjänster. Dessutom får vi i begränsad omfattning personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder från SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 10 i denna beskrivning.
5. Mottagare av personuppgifter
- Till skattemyndigheterna lämnar vi ut uppgifter om ränta på insatsen som betalats till en medlem i handelslaget och uppgifter om kapitalåterbäringar till medlemmar som utträtt. Vi kan också lämna ut uppgifter inom ramen för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förutsätter, t.ex. som svar på myndigheternas begäran om uppgifter. Till handelslaget lämnar vi ut uppgifter om dina beställningar i matbutiken på nätet för att dina beställningar ska kunna genomföras. Vi kan också lämna ut dina kontaktuppgifter och din personbeteckning till handelslaget, om uppgifterna är nödvändiga för fakturering eller indrivning av obetalda beställningar i webbutiker. Vi kan också lämna ut kontaktuppgifter för kunder och uppgifter om S-Förmånskort till handelslaget för kundtjänständamål och för att identifiera, utreda och behandla missbruk eller misstänkta brott som rör handelslagets och ägarkundssystemets regler eller personalens rabatträtt.Vi lämnar uppgifter om leverans av din beställning till Posti och motsvarande aktörer, t.ex. PostNord, för leverans av de produkter som du har beställt. Utlämnande av uppgifter bygger på ett avtal som har ingåtts vid köp av en produkt. Med ditt samtycke lämnar vi ut uppgift om din ägarkundsrelation till samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus.Om du har gett ditt samtycke till inriktning av marknadsföring i kanaler utanför S-gruppen och S-Banken, kan vi lämna ut ett pseudonymiserat, dvs. krypterat kund-ID, till en mediepartner för inriktning av marknadsföring. Vi är gemensamt personuppgiftsansvariga med mediepartnern till tillämpliga delar. Mer information om behandling av personuppgifter för inriktning av marknadsföring i externa kanaler finns på Riktad marknadsföring i S-gruppens och S-Bankens externa kanaler.Med ditt samtycke kan vi lämna ut dina uppgifter till parter utanför S-gruppen eller för externa ändamål, till exempel vetenskaplig forskning. Dina personuppgifter som är förknippade med kundrespons tas emot och behandlas av S-gruppens interna kundserviceteam samt produktexperter som deltar i behandlingen av responsen. Din kundgruppering och dina demografiska uppgifter kan också behandlas tillsammans med uppgifter i andra SOK-kundregister i den analys och rapportering som görs per kundgrupp för att utveckla affärsverksamheten. Denna information kan också användas för att förbättra kvaliteten på kundservicen och inriktningen av marknadsföringen, till exempel när du bokar ett rum på S-gruppens Sokos-hotell. I vissa situationer anlitar vi underleverantörer som behandlar kunduppgifter på uppdrag av oss och för vår räkning. De underleverantörer vi anlitar genomför exempelvis IT-tjänster, som underhåll av IT-system, kundkommunikation, marknadsförings- och kundundersökningskampanjer, tjänster inom betalning samt transport-/leveranstjänster i webbutiker. Underleverantörerna får tillgång till sådana personuppgifter som de behöver för att tillhandahålla oss den överenskomna tjänsten. I fråga om betaltjänstleverantörer i webbutiker kan de nödvändiga uppgifterna även inkludera kortinnehavarens namn och kontaktuppgifter. Betaltjänstleverantörer kan även behandla dessa uppgifter för egna ändamål, som för att genomföra sina rättsliga förpliktelser. Dessutom lämnar vi i begränsad omfattning ut personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder till SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 10 i denna beskrivning.
6. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsgarantier
- Vi anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter och personuppgifter överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för att tillhandahålla tjänster, utföra tekniskt underhåll och erbjuda support. Vi kan utföra sådana överföringar om Europeiska kommissionen har beslutat att nivån på mottagarlandets eller mottagarorganisationens dataskydd är tillräcklig eller vi annars kan säkerställa den tillräckliga nivån på personuppgifternas skydd i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen till exempel genom att använda de standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen godkänt. Standardavtalsklausulerna som Europeiska kommissionen har godkänt finns här. Vi förutsätter att våra underleverantörer förbinder sig till de dataskydds- och datasäkerhetskrav som lagstiftningen och SOK ställer.
7. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
- Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Våra systemleverantörer behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt. I S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen och genom att använda säkra utrymmen för utrustningen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Om dina personuppgifter trots alla våra säkerhetsåtgärder hamnar i orätta händer, börjar vi genast utreda det skedda och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.
8. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal
- En förutsättning för att bli ägarkund och ansluta sig till S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas. Om personuppgifter inte lämnas kan ett avtal inte ingås. En förutsättning för anslutning till ett ägarkundshushåll och S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas. En förutsättning för de tjänster som produceras utifrån uppgifterna i registret är att de uppgifter som är nödvändiga för ingående av varje serviceavtal lämnas. Uppgifterna som krävs för ingående av ett serviceavtal varierar enligt tjänst.
9. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering
- Vi använder inte uppgifterna i registret som grund för sådant automatiserat beslutsfattande eller sådan profilering som skulle ha rättsliga effekter för dig. Om du har aktiverat tjänsten Kerää ja skannaa genomför vi automatiskt beslutsfattande i tjänsten utgående från uppgifter om användningen av tjänsten och skannern. Du kan hänvisas till en kontrollräkning till kassan utgående från analysen.
10. Dataskydd gällande det gemensamma personuppgiftsansvaret för SOK:s och S-Bankens gemensamma kunduppgifter
- 10.1. Det gemensamma registrets syfte och registrerade Centrallaget för Handelslagen i Finland (SOK) som personuppgiftsansvarig och S-Banken Abp som personuppgiftsansvarig är gemensamma personuppgiftsansvariga för de uppgifter som presenteras i denna beskrivning. I denna beskrivning anger vi vilka som ingår i det gemensamma registret samt vilka uppgifter som behandlas i registret. Vi ger också information om hur de gemensamma personuppgiftsansvarigas roller har organiserats i förhållande till de registrerade. Detta avsnitt kompletterar dataskyddsbeskrivningarna för SOK:s och S-Bankens kundregister. Fysiska personer som omfattas av det gemensamma registret:
- Kunder som samtidigt har en gällande ägarkundsrelation och S-Banken-kundrelation.
- Kunder som har blivit ägarkunder i webbtjänsten Anslut dig som ägarkund.
- Kunder som har lagts till i ett ägarkundshushåll i tjänsten Bankärenden för barn.
- Kunder som har ingått ett avtal om aktivering av S-mobil.
Informationsområden som ingår i det gemensamma registret
Mottagare och mottagargrupper av personuppgifter
- 10.3. Mottagare och mottagargrupper av personuppgifter Vi lämnar ut personuppgifter ur det gemensamma registret till S-gruppens ägarkunds- och kundregister samt till S-Bankens kundregister enligt tabellen ovan. Ändamålet med dessa uppgifter är bland annat att upprätthålla grundläggande uppgifter och utveckla S-mobil samt kundanalys. Vi kan lämna ut uppgifter ur registret till tredje parter i enlighet med dataskyddsbeskrivningarna för registren. Vi sörjer för att dataöverföringen är laglig när överföring av kunduppgifter utanför EU/EES är nödvändig för det tekniska genomförandet av behandlingen av personuppgifter. 10.4. Den registrerades rättigheter i det gemensamma registret Som registrerad kan du vända dig till vilken personuppgiftsansvarig som helst för att utöva dina rättigheter i fråga om de gemensamma uppgifterna. Vi rekommenderar att du vänder dig till den personuppgiftsansvarige som är relevant med tanke på genomförandet av dina rättigheter. När det gäller kundrelationen i butiksverksamheten kan du vända dig till SOK och när det gäller bankärenden till S-Banken. Om du anser att behandlingen av personuppgifter inte är laglig, har du rätt att inge klagomål till eller kontakta dataombudsmannens byrå som är tillsynsmyndighet. Du kan förhindra behandling av dina personuppgifter gällande reklam och analys genom att använda din förbudsrätt eller återkalla ditt samtycke. Till följd av detta kan exempelvis innehållet i S-mobil vara mindre personaliserat och vi kan inte rikta meddelanden eller reklam till dig på optimalt sätt.10.5. Kontaktuppgifter till parterna i det gemensamma registret
- SOK:s dataskyddsombud: tietosuojavastaava@sok.fi
- S-Bankens dataskyddsombud: tietosuojavastaava@s-pankki.fi
11. Personuppgiftsansvarig kontaktuppgifter
- Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK PB 1, 00088 S-gruppen S-gruppens ägarkundstjänst: 010 76 5859 Besöksadress: Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors FO-nummer 0116323–1 Kontaktperson för registret Om du behöver mer information om behandlingen av personuppgifter kan du kontakta oss per e-post på: tietosuoja.asiakkuus@sok.fi Dataskyddsombudets kontaktuppgifter tietosuojavastaava@sok.fi