Till startsidan
Till startsidan

Som hotell- och restaurangkund

Dataskydd på S-gruppens hotell och restauranger

Finlands mest betrodda hotellkedja Sokos Hotels har 46 hotell i Finland och Estland, och därtill driver vi även åtta Radisson Blu-hotell i Finland. Till vår verksamhet hör också omkring 500 restauranger på olika håll i Finland.Vi behandlar uppgifter om våra hotell- och restaurangkunder, affärspartner och anställda för att möjliggöra lyckade besök på våra hotell och restauranger.

Personuppgiftsansvarig

Som personuppgiftsansvarig är Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK. Om du har frågor om behandling av personuppgifter, ta kontakt med tietosuoja.mara@sok.fi.

För vilka ändamål använder vi dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter bland annat för att behandla din rums-, bords- eller lokalbokning samt för att tillhandahålla tjänsterna. Dina personuppgifter behövs också för att sköta och upprätthålla din kundrelation. Vi kan till exempel bli tvungna att kontakta dig angående din bokning eller en störningssituation. Utifrån dina personuppgifter skickar vi kundkommunikation som berör dina bokningar, men direktmarknadsföring skickas endast med ditt samtycke.Om du är stamkund eller ägarkund använder vi dina personuppgifter också för att sammanställa uppgifter om inköp för stamkunds- eller Bonusprogrammet.Du kan också få forskningsenkäter som anknyter till utvecklingen av vår kundservice. Läs mer om användningsändamålen för personuppgifter på https://www.sokoshotels.fi/sv/registerdeklaration.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varifrån får vi dem

För att kunna genomföra ditt besök behöver vi ditt namn och dina kontaktuppgifter. Dessutom behandlar vi uppgifter om din kundrelation, såsom uppgifter om kommande bokningar, tidigare hotellbokningar eller restaurangbesök eller uppgifter om S-Card-stamkundsrelation. När du kontaktar oss kan vi spela in telefonsamtalet och spara kontakthistoriken för att tillhandahålla kundbetjäning. Vi kan också i olika sammanhang be om ditt samtycke för direktmarknadsföring.Om du bokar eller beställer våra tjänster åt en annan person exempelvis i ett företags eller en förenings namn, behandlar vi dina kontaktuppgifter så att vi vid behov kan kontakta dig senare angående din bokning eller beställning.Vi får huvudsakligen dina personuppgifter från dig, när du bokar rum på ett hotell eller ett bord på någon av våra restauranger. Alternativt kan vi få dina personuppgifter via en förmedlare, såsom en resebyrå eller en aktör som förmedlar bokningar via internet.Vid gruppbokningar får vi uppgifter från den aktör som sköter bokningen åt dig.Om uppgifterna inte är kompletta kan vi även komplettera dem med hjälp av den resandeanmälan du fyller i på hotellet på det sätt som lagen tillåter.Personuppgifter kan även uppdateras via Befolkningsregistercentralens register och register hos andra personuppgiftsansvariga som erbjuder tjänster för adressändring och andra motsvarande tjänster.

Rättslig grund för hantering av personuppgifter

När du bokar tjänster hos oss uppstår ett avtal mellan oss, utifrån vilket vi behandlar dina personuppgifter. Grunden för behandlingen kan också vara ett avtal om våra tjänster mellan ditt arbetsgivarföretag eller en sammanslutning och SOK.Lagstiftningen förpliktigar oss också att samla in och spara personuppgifter från de tjänster du använder. Till denna lagstiftning hör bland annat bokföringslagen. Lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet förpliktigar också hotellen att föra resanderegister. Läs mer om resandeanmälan.Direktmarknadsföring kan skickas till dig endast med ditt samtycke, och du kan förbjuda direktmarknadsföring när som helst.Utöver detta anser vi att vi med stöd av vårt berättigade intresse kan behandla vissa andra uppgifter om dig för att säkerställa ett lyckat besök. Till dessa personuppgifter som behandlas med stöd av vårt berättigade intresse är information om ditt kön som härletts från din titel (exempelvis Mr, Mrs, Ms, herr, fru), information om dina tidigare och kommande bokningar, information om tillgänglighet eller diet samt rätt att behandla inspelade telefonsamtal och e-postkorrespondens.

Vem hanterar dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas endast av de anställda hos S-gruppen och våra serviceproducenter till vars arbetsuppgifter behandlingen hör. Vi behandlar alltid dina personuppgifter omsorgsfullt och iakttar god informationshanteringssed.När du bokar ett rum på ett av våra Radisson Blu-hotell delas informationen om din bokning med Radisson Hotel Group (RHG). RHG är då personuppgiftsansvarig och kan exempelvis komplettera dina uppgifter, om du övernattar på hotell som hör till kedjan RHG någon annanstans än i Finland. Om du har övernattat någon annanstans än i Finland kan vi inte se uppgifter om övernattningen i S-gruppens uppgifter, och inte heller behandla uppgifter om bokningen på samma sätt som vid bokningar i Finland.Läs mer om dataskydd i Sokos Hotels, Radisson Blu hoteller i Finland och vår restauranger från https://www.sokoshotels.fi/sv/registerdeklaration. Mer om Radisson Hotel Groups dataskydd finns på adressen https://www.radissonhotels.com/sv-se/sekretess.

Dataskyddsombudens kontaktuppgifter

Kontakta S-gruppens dataskyddsombud från adressen tietosuojavastaava@sok.fi.

Vanliga frågor

Nedan hittar du svar på de vanligaste frågorna om kunddataskydd. Vi har delat in svaren efter ämne. Om du har en fråga som du inte hittar svaret på nedan, eller om du vill ge feedback på våra dataskyddssidor, vänligen kontakta tietosuojustaavastaava@sok.fi.

Hotell- och restaurangkunder

Vilka uppgifter samlas in om mig?

Vi samlar in sådana uppgifter om våra kunder som vi behöver för att genomföra hotellvistelsen, restaurangbesöket eller mötesbokningen samt tillhandahålla god kundservice. För en hotellövernattning behöver vi ditt namn och dina kontaktuppgifter. Lagen kräver också att gästerna på alla hotell fyller i en så kallad resandeanmälan. Med hjälp av resandeanmälan kan vi komplettera uppgifterna om din bokning och övernattning i vårt bokningssystem med din hemadress, men vi sparar inte exempelvis din personbeteckning i vårt bokningssystem. Vi behandlar också bland annat uppgifter om dina kommande och tidigare övernattningar för att säkerställa att du får en så bra upplevelse och service som möjligt under ditt besök.Om du hör till S-Card-stamkundsprogrammet samlar vi in uppgifter om dina övernattningar och köp för att kunna upprätthålla ditt medlemskap och för att du ska kunna använda dina stamkundsförmåner.Mer information om de personuppgifter som samlas in och grunderna för behandling av dem finns på https://www.sokoshotels.fi/sv/registerdeklaration och https://www.radissonhotels.com/sv-se/sekretess

Vart ska jag meddela om det finns fel i mina uppgifter?

När du kommer till vårt hotell ska du kontrollera i den förhandsifyllda resandeanmälan att de uppgifter som vi har stämmer. Om dina uppgifter har ändrats ska du berätta det för personalen i receptionen, så korrigerar vi dina uppgifter.Om du är ägarkund eller S-Card-stamkund och har gjort din bokning som inloggad användare på webbplatsen www.sokoshotels.fi, får vi dina kontaktuppgifter från ägarkunds- eller S-Card-systemet. Vi får automatiskt information om ägarkunders adressändringar från Befolkningsregistercentralen, om du inte har förbjudit denna uppdateringstjänst. Dina uppdaterade adressuppgifter används i samband med din nästa bokning.

Vad används mina personuppgifter till?

Vi vill betjäna dig med hänsyn till dina behov och önskemål. När vi behandlar uppgifter om ditt kön eller dina tidigare eller kommande bokningar kan vi fylla i din resandeanmälan åt dig i förväg, beakta dina önskemål på hotellen och restaurangerna eller uppmärksamma dig vid högtider eller när du fyller år. Turistbranschen är en upplevelsebransch, där en övernattning eller ett restaurangbesök handlar om mer än bara de fysiska ramarna.Med ditt samtycke kan vi också skicka direktmarknadsföring till dig. Du kan när som helst förbjuda direktmarknadsföring.

Hur kan jag förbjuda marknadsföring?

Ett tillstånd för direktmarknadsföring som getts till S-gruppen, och som även gäller direktmarknadsföring från våra hotell och restauranger, kan dras tillbaka på flera sätt.
  • Du kan dra tillbaka ett samtycke till direktmarknadsföring som du gett genom att logga in i Oma S-kanava
  • Genom att besöka ägarkundstjänsten (i nästan alla Prisma- och Sokos-affärer)
  • Genom att skicka en begäran om annullering av samtycke till direktmarknadsföring med responsblanketten (välj ämnet Asiakasomistajuus, S-Etukortti ja Bonus)
  • Genom att ringa till S-gruppens ägarkundstjänst på tfn 010 76 5858 (mån–fre kl. 8–20, samtalets pris 0,084 €/min.) eller
  • Genom att skicka e-post till adressen asiakkuus@sok.fi.
Prenumerationer på nyhetsbrev eller marknadsföringsmeddelanden kan annulleras genom en länk i slutet av nyhetsbrevet. Hotellens personal har inte möjlighet att annullera prenumerationer på nyhetsbrev, eftersom vi inte behandlar uppgifter om prenumerationer på nyhetsbrev i hotellens bokningssystem.

Hur länge sparas mina uppgifter?

Dina uppgifter raderas automatiskt ur vårt system när det har gått tre år sedan din senaste övernattning och du inte har några gällande bokningar.

Vart lämnas mina uppgifter ut?

I olika skeden av bokningen kan vi använda utomstående serviceproducenter för olika uppgifter som hänför sig till kundservicen och skötseln av kundrelationen. Alla våra samarbetspartner följer S-gruppens principer i behandlingen av kunduppgifter och vi har ingått avtal om informationshanteringen med dem.När du bokar övernattning på ett Radisson Blu-hotell i Finland överlåts uppgifterna om bokningen även till Radisson Hotel Group, som är en självständig personuppgiftsansvarig. Mer information om dataskyddet inom Radisson Hotels Group finns på https://www.radissonhotels.com/sv-se/sekretess.Vi överlåter dina adressuppgifter inom S-gruppen för att sammanställa information om ägarkunders Bonusköp och S-Card-kunders poäng. Om du vill samla poäng för ett flygbolags stamkundsprogram kan uppgifter om dina övernattningar även lämnas ut till samarbetspartner.

Varför måste jag fylla i en resandeanmälan och varför behöver ni min peronbeteckning?

Lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet förpliktigar hotellen att föra ett så kallat resanderegister. Därför ber vi dig fylla i en resandeanmälan när du kommer till hotellet. För deltagare i gruppresor kan man göra en gemensam resandeanmälan. Resandeanmälningarna samlas in i ett resanderegister, som förvaras på hotellet.Genom resandeanmälan samlar man in resenärens fullständiga namn och finländska personbeteckning eller födelsedatum samt nationalitet, om resenären inte är finländare. I anmälan anges också medföljande makes/makas och minderåriga barns fullständiga namn och finländska personbeteckningar eller, om de inte har sådana, födelsedatum och resenärens adressuppgifter. I resandeanmälan anges också det land från vilket resenären kom till Finland, numret på resenärens resedokument samt de datum då resenären ankommer till respektive lämnar hotellet. De uppgifter som uppgetts i resandeanmälan kan införas i SOK:s kundregister för resebransch- och förplägnadsverksamheten, förutom personbeteckningen, som endast behandlas i resanderegistret.Resandeanmälan och resenärens uppgifter sparas i ett år från det att resandeanmälan undertecknats, varefter de förstörs. Ett undantag är att uppgifter som används för kundbetjäning och direktmarknadsföring kan sparas längre i SOK:s kundregister för resebransch- och förplägnadsverksamheten.Uppgifter om resenärer kan lämnas ut till myndigheter i enlighet med lagstiftningens villkor och skyldigheter, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

Varför har jag fått en kund- eller undersökningsenkät?

Vid hotellbokningar ska man vanligen uppge en e-postadress, som vi vid behov använder för att kontakta kunden. Vi kan också be om respons på din övernattning. Enkäten skickas automatiskt till den e-postadress som angetts i bokningen. Med hjälp av kundrespons kan vi förbättra våra tjänster.Ibland kan det hända att du får en kundresponsenkät fastän du inte övernattat på något av våra hotell på ett tag. Det kan bero på att du någon gång har bokat övernattning åt någon annan, och din e-postadress då har kopplats till den andra personens uppgifter exempelvis för att skicka bokningsbekräftelsen. En annan kund kan också av misstag ha uppgett fel e-postadress i samband med sin bokning. Om du upptäcker fel, kontakta oss via tietosuoja.mara@sok.fi så korrigerar vi dina uppgifter.