Kunkin hotellin matkustajarekisteriä käsitellään itsenäisenä rekisterinä. Rekisterien tietoja ei yhdistetä. Rekisteri on hotellikohtainen, joten ole yhteydessä hotellia operoivaan yritykseen.S-ryhmän rekisterinpitäjien yhteystiedot.
Matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin pitäminen perustuu majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettuun lakiin. Rekisterissä käsitellään hotelliin kirjautuneiden matkustajien tietoja lain edellyttämällä tavalla.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006.
Käsiteltävät henkilötiedot
Matkustajarekisterissä käsitellään laissa mainitut matkustajatiedot:1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa
Ryhmämatkalle osallistuvista tehdään ryhmämatkailmoitus, jossa on vastaavat tiedot.
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Kerättävät tiedot saadaan majoittujalta matkustajailmoituksesta, jonka matkustaja tai ryhmämatkan kohdalla ryhmämatkan johtaja täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan.Matkustajatietojen pohjana voidaan käyttää hotellin varauksessa olevia tietoja, jotka majoittuja täydentää muilla matkustajarekisteriin vaadituilla tiedoilla sisäänkirjautumisen yhteydessä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Annettujen tietojen perusteella voidaan tarkistaa ja päivittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterin tietoja osoitteen, syntymäajan ja mukana matkustavien henkilöiden tiedoilla.Henkilötunnusta ja matkustusasiakirjan tietoja ei siirretä muualle.Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaisesti majoitustoiminnan harjoittajan on salassapitosäännösten estämättä luovutettava ulkomaalaisia koskevat matkustajatiedot paikallisen kihlakunnan poliisilaitokselle. Poliisilla on oikeus saada myös muiden matkustajien tiedot, jos ne ovat poliisin virkatehtävien hoitamiseksi tarpeen. Lisäksi tietoa annetaan erikseen laissa määritellyissä tapauksissa muille viranomaisille, jotka ovat rajavartiolaitos, tullilaitos, pelastusviranomainen, terveydensuojeluviranomainen tai puolustusvoimat.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Matkustajailmoituksella annettuja henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Matkustajatietojen säilytyksessä noudatetaan kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä. Matkustajarekisterin muodostavia matkustajailmoituksia säilytetään yksi (1) vuosi, minkä jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.Rekisterissä olevat tiedot ovat matkustajan itsensä kirjaamat ja allekirjoituksellaan vahvistamat. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojen oikaisemista koskee siten vain asiakasrekisteriin siirrettyjä tietoja.Matkustajatietoja käsitellään lakiin perustuen niin kauan kuin majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettu laki vaatii. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista niin kauan kuin tietoja on lain mukaan säilytettävä.Rekisteröity ei voi vastustaa tietojensa käsittelyä niihin tarkoituksiin, jotka laki määrää. Mikäli matkustaja ei halua antaa lain vaatimia tietoja, estää tämä majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä suoramarkkinointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Matkustajailmoitukset säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rajatulla joukolla yksikön henkilökuntaa.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja tietoihin perustuen esimerkiksi esiinnytään rekisteröidyn nimissä. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
