Mene Etusivulle
Mene Etusivulle

Hotelli- ja ravintola-asiakkaana

Tietosuoja S-ryhmän hotelleissa ja ravintoloissa

Suomen luotetuimmalla Sokos Hotels -hotelliketjulla on 46 Sokos Hotellia Suomessa ja Virossa, minkä lisäksi operoimme Suomessa myös kahdeksaa Radisson Blu -hotellia. Toimintaamme kuuluu myös noin 500 ravintolaa ympäri Suomea.Käsittelemme hotelli- ja ravintola-asiakkaidemme, liikekumppaneidemme ja henkilökuntamme henkilötietoja mahdollistaaksemme sinulle onnistuneen vierailun hotellissamme tai ravintolassamme.

Rekisterinpitäjän tiedot

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Suomen Osuuskauppojen keskuskunta (SOK). Jos sinulla on hotelli- tai ravintola-asiakkuuden henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuoja.mara@sok.fi.

Henkilötietojesi käyttötarkoitukset

Käytämme henkilötietojasi muun muassa huone-, pöytä- ja tilavarausten käsittelyyn ja palvelun tuottamiseen. Henkilötietojasi tarvitaan myös asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon. Saatamme joutua esimerkiksi ottamaan sinuun yhteyttä varaukseesi tai häiriötilanteisiin liittyen. Lähetämme henkilötietojesi perusteella sinulle varauksiin liittyvää asiakasviestintää, mutta saat meiltä suoramarkkinointia vain suostumuksellasi.Jos varaat tai tilaat palvelujamme toiselle henkilölle esimerkiksi yrityksen tai yhdistyksen nimissä, käsittelemme yhteystietojasi, jotta voimme tarvittaessa ottaa sinuun yhteyttä varaukseen tai tilaukseen liittyen.Jos olet kanta-asiakkaamme tai asiakasomistaja, käytämme henkilötietojasi myös kanta-asiakas- ja Bonus-ohjelmien ostojen kerryttämiseen.Voit saada meiltä myös asiakaspalvelumme kehittämiseen liittyviä tutkimuskyselyitä.Lue tarkemmin henkilötietojen käyttötarkoituksista sivulta www.sokoshotels.fi/fi/tietosuoja

Tiedot, joita keräämme sinusta ja mistä tiedot saamme

Vierailusi toteuttamiseksi tarvitsemme nimi- ja yhteystietosi. Tämän lisäksi käsittelemme asiakkuuteesi liittyviä tietoja, kuten tulevien varaustesi tietoja, menneiden majoitusvarausten tai ravintolakäyntien tietoja tai tietoa S-Card-kanta-asiakkuudestasi. Kun otat meihin yhteyttä, voimme tallentaa puhelun ja yhteydenottohistorian asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Voimme eri yhteyksissä pyytää sinulta myös suostumuksen suoramarkkinointiin.Henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia, kun teet huonevarauksen hotelliin tai pöytävarauksen ravintolaamme. Vaihtoehtoisesti voimme saada henkilötietosi välittäjän kautta, kuten matkatoimistolta tai nettivarauksia välittävältä toimijalta.Ryhmävarausten yhteydessä tiedot saadaan varausta puolestasi hoitavalta taholta.Voimme täydentää vaillinaisia tietoja myös hotellissa täyttämäsi matkustajailmoituksen perusteella lain sallimalla tavalla.Henkilötietoja voidaan päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoitepäivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Kun varaat meiltä palveluja, välillemme syntyy sopimus, jonka perusteella käsittelemme henkilötietojasi. Käsittelyn perusteena voi olla myös työnantajayrityksesi tai yhteisön ja SOK:n välinen sopimus palveluistamme.Lainsäädäntö vaatii meitä myös keräämään ja säilyttämään henkilötietoja käyttämistäsi palveluista. Näitä lakeja ovat muun muassa kirjanpitolaki. Tämän lisäksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta velvoittaa hotelleja ylläpitämään matkustajarekisteriä. Lue lisää matkustajarekisteristä.Suoramarkkinointia voimme lähettää sinulle vain suostumuksellasi ja sinulla on milloin vain mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi.Tämän lisäksi katsomme, että meillä on oikeutettuun etuun perustuva intressi käsitellä sinusta tiettyjä lisätietoja vierailusi onnistumisen varmistamiseksi. Näitä oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä henkilötietoja ovat tittelin (esimerkiksi Mr, Mrs, Ms., herra, rouva) perusteella johdettu tieto sukupuolestasi, tieto menneistä ja tulevista varauksistasi, toive esteettömyydestä tai ruokavaliosta sekä oikeus käsitellä puhelutallenteita ja sähköpostikirjeenvaihtoa.

Kuka käsittelee henkilötietojasi

Henkilötietojasi käsittelevät ainoastaan ne S-ryhmän ja palveluntarjoajiemme työntekijät, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.Varatessasi huoneen Radisson Blu –hotelleistamme, tieto varauksestasi jaetaan Radisson Hotel Groupin (RHG) kanssa. RHG toimii silloin rekisterinpitäjänä ja he voivat esimerkiksi täydentää tietojasi, jos yövyt RHG-ketjuun kuuluvissa hotelleissa muualla kuin Suomessa. Jos olet yöpynyt muualla kuin Suomessa, emme näe yöpymiseen liittyviä tietoja S-ryhmän tiedoissa, emmekä voi käsitellä varaustietoja samoin kuin Suomessa tapahtuvissa varauksissa.Lue tarkemmin Sokos Hotelsien, Suomessa toimivien Radisson Blu -hotellien ja ravintoloiden henkilötietojen käsittelystä sivulta www.sokoshotels.fi/fi/tietosuoja. Radisson Hotel Groupin tietosuojasta voit lukea lisää osoitteesta www.radissonhotels.com/fi-fi/tietosuoja.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

S-ryhmän tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietosuojavastaava@sok.fi henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Alla löydät vastauksia meiltä useimmiten kysyttyihin kysymyksiin koskien hotelli- ja ravintola-asiakkaan tietosuojaa. Jos mielessäsi on kysymys, johon et löydä vastausta, tai haluat antaa palautetta tietosuojasivuistamme, ota yhteyttä tietosuojavastaava@sok.fi.

Hotelli- ja ravintola-asiakkaat

Mitä tietoja minusta kerätään?

Keräämme asiakkaistamme sellaisia tietoja, joita tarvitsemme hotelliyöpymisen, ravintolavierailun tai kokousvarauksen ja hyvän asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Hotelliyöpymiseen tarvitsemme nimesi ja yhteystietosi. Laki myös vaatii kaikissa hotelleissa niin sanotun matkustajailmoituksen täyttämistä. Voimme täydentää matkustajailmoituksesta varausjärjestelmäämme varaukseen ja majoittumiseesi liittyen kotiosoitetiedot, mutta emme tallenna varausjärjestelmään esimerkiksi henkilötunnustasi. Käsittelemme myös muun muassa tulevien ja aiempien majoitustesi tietoja varmistaaksemme sinulle mahdollisimman hyvän kokemuksen ja palvelun vierailusi aikana.Jos kuulut S-Card -kanta-asiakasjärjestelmään, keräämme yöpymis- ja ostotietoa voidaksemme ylläpitää jäsenyyttäsi ja jotta voit hyödyntää kanta-asiakkaalle kuuluvat etusi.Lisätietoja kerättävistä henkilötiedoista ja niiden käsittelyperusteista saat sivulta www.sokoshotels.fi/tietosuoja.

Mihin ilmoitan, jos tiedoissani on virhe?

Kun saavut hotellimme, tarkista esitäytetystä matkustajailmoituksesta, että meillä olevat tietosi pitävät paikkansa. Kerro muuttuneista tiedoistasi hotellin vastaanottohenkilökunnalle niin korjaamme tietosi oikeiksi.Jos olet asiakasomistaja tai S-Card-kanta-asiakas ja olet tehnyt varauksesi internetistä www.sokoshotels.fi -sivustolta kirjautuneena käyttäjänä, saamme yhteystietosi asiakasomistaja- tai S-Card-järjestelmästä. Saamme asiakasomistajien osoitteenmuutokset Väestörekisterikeskuksesta automaattisesti ellet ole kieltänyt päivityspalvelua. Päivittyneitä osoitetietojasi käytetään seuraavan varauksesi yhteydessä.

Mihin henkilötietojani käytetään?

Haluamme palvella sinua tarpeesi ja toiveesi huomioiden. Kun käsittelemme tietoa sukupuolestasi tai tietoa aiemmista tai tulevista varauksistasi, voimme esitäyttää puolestasi matkustajailmoituksen, huomioida toiveesi hotellissa tai ravintolassa tai huomioida sinua erityisesti esimerkiksi juhlapyhinä tai syntymäpäivinä. Matkailu on elämystoimiala, jossa yöpymiseen tai ravintolakäyntiin liittyy muutakin kuin fyysiset puitteet.Voimme myös lähettää sinulle suoramarkkinointia suostumuksellasi. Sinulla on milloin vain mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi.

Miten voin kieltää markkinoinnin?

S-ryhmälle annetun suoramarkkinointiluvan, joka koskee myös hotellien ja ravintoloidemme suoramarkkinointia, voi peruuttaa usealla tavalla.
  • Voit poistaa antamasi suoramarkkinointisuostumuksen kirjautumalla Omalle S-kanavalle,
  • Asioimalla asiakasomistajapalvelussa (lähes kaikissa Prismoissa ja Sokoksissa)
  • Lähettämällä pyynnön suoramarkkinointiluvan peruuttamisesta palautelomakkeella (valitse aiheeksi asiakasomistajuus, S-Etukortti ja Bonus)
  • Soittamalla S-ryhmän asiakasomistajapalveluun puh. 010 76 5858 (ma–pe klo 9–16, puhelun hinta 0,084 €/min) tai
  • Lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakkuus@sok.fi
Uutiskirjetilauksen tai markkinointiviestin voi peruuttaa uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä. Hotellin henkilökunnalla ei ole mahdollisuutta peruuttaa tilaamiasi uutiskirjeitä, sillä emme hallitse uutiskirjeiden tilaustietoa hotellien varausjärjestelmässä.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Tietosi poistetaan automaattisesti järjestelmistämme kun viimeisestä yöpymisestäsi on kulunut kolme vuotta eikä sinulla ole voimassaolevia varauksia.

Kenelle tietojani luovutetaan?

Varauksen eri vaiheessa voimme käyttää ulkopuolisia palveluntuottajia erilaisten asiakaspalveluun ja asiakassuhteen hoitoon tarkoitettujen toimintojen tuottamiseksi. Kaikki yhteistyökumppanimme noudattavat S-ryhmän periaatteita asiakastiedon käsittelyssä ja heidän kanssaan on solmittu tietojenkäsittelysopimukset ja tarvittaessa vakiolausekkeet.Varatessasi majoitusta Suomen Radisson Blu –hotelleista, varauksen tiedot luovutetaan myös Radisson Hotel Groupille, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Lisätietoa Radisson Hotels Groupin tietosuojasta voi lukea www.radissonhotels.com/fi-fi/tietosuoja.Siirrämme ostotietojasi S-ryhmän sisällä asiakasomistajan Bonusostojen ja ja S-Card –asiakkaan pisteiden kerryttämiseksi. Lisäksi jos haluat kerryttää lentoyhtiön kanta-asiakasohjelman pisteitä, tietoja yöpymisestäsi voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Miksi minun täytyy täyttää matkustajailmoitus ja mihin tarvitsette henkilötunnustani?

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta vaatii hotelleja ylläpitämään niin sanottua matkustajarekisteriä. Siksi pyydämme sinua täyttämään matkustajailmoituksen saapuessasi hotelliimme. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Matkustajailmoitukset kerätään matkustajarekisteriin, jota säilytetään hotellissa.Matkustajailmoituksella kerätään matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika sekä kansalaisuus, mikäli matkustaja ei ole suomalainen. Ilmoituksessa kerrotaan myös matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat ja matkustajan osoitetiedot. Näiden lisäksi matkustajailmoituksessa kerrotaan maa, josta matkustaja saapuu Suomeen, matkustajan matkustusasiakirjan numero sekä matkustajan hotelliin saapumispäivä ja lähtöpäivä. Matkustajailmoituksella annettuja tietoja voidaan viedä SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisteriin pois lukien tieto henkilötunnuksesta, jota käsitellään vain matkustajarekisterissä.Matkustajailmoitukset ja -tiedot säilytetään yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne hävitetään. Tästä poiketen asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja voidaan säilyttää kauemmin SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterissä.Matkustajien tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Miksi sain asiakas- ja tutkimuskyselyn?

Hotellivaraukseen yleensä liitetään sähköpostiosoite, jota käytämme tarvittaessa yhteydenottoihin. Voimme myös pyytää palautetta yöpymisestäsi. Kysely lähetetään automaattisesti varaukseen merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Asiakaspalautteiden perusteella parannamme palvelujamme.Toisinaan tapahtuu tilanne, että saat asiakaspalvelukyselyn, vaikka et olisi hetkeen yöpynyt hotellissamme. Tällöin olet mahdollisesti joskus varannut yöpymisen toisen puolesta ja tässä yhteydessä sähköpostiosoitteesi on yhdistynyt toisen henkilön tietoihin esimerkiksi varausvahvistuksen lähettämistä varten. Toinen asiakkaamme on myös voinut kirjoittaa oman sähköpostiosoitteensa väärin varauksen yhteydessä. Ota virhetilanteissa yhteyttä tietosuoja.mara@sok.fi ja korjaamme tietosi oikeiksi.