Rekisterinpitäjä
Henkilötietojen käsittelystä vastaa se osuuskauppa, jonka kanssa olet solminut laskutusasiakassopimuksen. Löydät osuuskauppojemme eli rekisterinpitäjien yhteystiedot tältä sivulta.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.
Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa osuuskaupan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimukseen sekä kirjanpitolakiin.
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn sekä rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanin/laskutusasiakkaan tiedot:
- Liikekumppanin nimi
- Nimen tarkenne
- Nimen lisätarkenne
- Nimilyhenne
- Ylempi liikekumppani
- Liikekumppanin tunnus
- Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
- Edellinen nimi
- Yhtiömuoto
- Asiakasryhmä
- Toimittajaryhmä
- Konsernikoodi
- Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta)
- Aloituspäivämäärä
- Enn.perintä voimassa
- Lopetuspäivämäärä
- Lopetussyy
- Lähiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Postilokero
- Postinumero (postilokero)
- Postitoimipaikka (postilokero)
- Maa
- Kieli
- Puhelin
- Sähköposti yleinen
- OVT –tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:
- Henkilötunnus
- Maksuhäiriömerkinnän päivämäärä
- Merkinnän aiheuttanut summa
- Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupäivä
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Luottotietojen tarkistus Bisnode Finland –portaali
Laskutusasiakkaan masterdatatiedot: SOK:n Liikekumppanirekisteri
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: kirjanpitojärjestelmä
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot: Talouden sähköinen arkisto
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta. Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava kolmannelle osapuolelle saatavien perintää varten. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.
Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n vakiolausekkeiden mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Säilytysaika on kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Löydät osuuskauppojemme eli rekisterinpitäjien yhteystiedot tältä sivulta. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.