Rautakaupan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta SOK

Rekisterin nimi

S-ryhmän rautakaupan asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana rautakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja toimittamista asiakkaalle sekä palveluiden kehittämistä. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.Käteiskaupassa keräämme tietyn summan ylittyessä asiakkaalta nk. rahanpesulain mukaiset asiakkaan tuntemista koskevat tiedot.

Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

nimi
osoite
puhelinnumero
sähköposti
asiakkaan tuntemiseen tarvittavat rahanpesulain mukaiset tiedot
viestintä asiakkaan kanssa

Rautakaupan kanta-asiakkaista käsitellään edellä mainittujen lisäksi seuraavia tietoja:

tieto asiakasomistajuudesta
tiedot projektista, rakennuspaikan osoite
asiakkaan kiinnostuksen kohteet
suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
ostohistoria
asiakasryhmä
hinnoittelu
S-Etukortin numero
osuuskaupan jäsennumero
asiakasluokittelu

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietoja käsitellään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Lähettäessämme suoramarkkinointia henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.Meillä on myös tietyissä tapauksissa rahanpesun ym. estämistä koskevan lainsäädännön mukainen velvollisuus asiakkaiden tuntemiseen, jolloin henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Mistä saamme henkilötiedot

Saamme henkilötiedot asiakkailta itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja voidaan luovuttaa S-ryhmän sisällä alueosuuskaupoille asiakassuhteen hoitamiseen liittyviin tarkoituksiin. Tietoa ostoista luovutetaan osuuskaupan laskutukseen rautakaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Voimme lisäksi luovuttaa tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme rautakauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. SOK:n rautakaupan asiakasrekisterissä säilytetään tietoja asiakkuuden tyypistä riippuen kahdella eri tavalla.Kertaluonteisen rautakaupan asiakkaan (asiakas, jonka tietoja tallennetaan määräajaksi asiakasrekisteriin johtuen asiakkaan ostojen luonteesta) tietoja säilytetään 6 kk tai asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavan ajan.Rautakaupan kanta-asiakkaan (asiakas, jonka tiedot on tallennettu asiakasrekisteriin) tietoja säilytetään 6+1 vuotta. Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Henkilötietojen antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen antamatta jättäminen estää seuraavat toimet:

Rautakauppa ei pysty ilmoittamaan asiakkaalle, kun tilaustuote on saapunut ja noudettavissa
Rautakauppa ei voi myöntää asiakkaalle henkilökohtaisia tarjouksia
Asiakasta hyödyttävän ostohistorian tallentaminen ei toteudu. Tietojen säilyttäminen vastaavasti mahdollistaa omien tuotehankintojen selvittämisen esimerkiksi tarkoitukseen, jossa aiemmin käytettyjen rakennusmateriaalien tieto on tärkeää uusia tuotevalintoja tehtäessä.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus: 0116323-1tietosuoja.rautakauppa@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi