S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri
S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin pitäjänä toimii Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK.
Johdanto tietosuojaselosteelle
- Tässä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisteriin kuuluvia henkilötietoja käsitellään sekä mihin henkilötietoja käytetään. Selosteelta saat tarkemmin tietoa omista oikeuksistasi rekisteröitynä, voit tutustua tarkemmin tietojen säilytysaikoihin, käsittelyperusteisiin tai esimerkiksi henkilötietojen vastaanottajiin. Löydät rekisterinpitäjän tarkemmat yhteystiedot sekä selosteen päivitykset sivun lopusta. Seloste koostuu seuraavista aihealueista:
- Käsiteltävät henkilötiedot
- Henkilötiedon käsittelyperusteet, käyttötarkoitukset ja säilytysajat
- Rekisteröidyn oikeudet
- Tietolähteet
- Henkilötietojen vastaanottajat
- Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
- Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
- Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
- Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
- SOK:n ja S-Pankin yhteisten asiakastietojen yhteisrekisterinpitäjyyttä koskeva tietosuoja
- Rekisterinpitäjän yhteystiedot
- Selosteen päivitykset
1. Käsiteltävät henkilötiedot
- Käsittelemme henkilötietojasi, jos kuulut johonkin seuraavista asiakasryhmistä:
- Asiakasomistajat: henkilöt, jotka ovat tai ovat olleet osuuskaupan jäseniä.
- Asiakasomistajatalouteen kuuluvat: henkilöt, jotka kuuluvat tai ovat kuuluneet asiakasomistajatalouteen, mutta jotka eivät välttämättä itse ole osuuskaupan jäseniä.
- Muut asiakkaat: henkilöt, jotka eivät ole asiakasomistajia tai kuulu asiakasomistajatalouteen, mutta jotka ovat tilanneet jotain S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin perusteella tuotettavia palveluita, kuten S-käyttäjätilin tai sähköisiä uutiskirjeitä tai asioineet verkkokaupassa.
Haitarit
2. Henkilötiedon käsittelyperusteet, käyttötarkoitukset ja säilytysajat
- 2.1. KäsittelyperusteetS-ryhmän asiakasomistajajärjestelmän mahdollistaminen edellyttää, että käsittelemme asiakasomistajien ja muiden asiakasomistajatalouteen kuuluvien henkilöiden tietoja. Henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi asiakasomistajajärjestelmään liittyvien palveluiden ja etujen tuottamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, sekä osuuskauppojen jäsenluetteloiden ylläpitämiseksi. Asiakastiedon avulla pystymme myös tarjoamaan S-ryhmän asiakkaille osuvia ja heidän yksilöllisiin tarpeisiinsa mahdollisimman hyvin vastaavia palveluja ja etuja, sekä tuottamaan kohdennettua ja personoitua sisältöä ja mainontaa. Tiettyjä palveluitamme, kuten S-käyttäjätiliä ja verkkokauppojamme, on mahdollista hyödyntää myös ilman osuuskaupan jäsenyyttä tai asiakasomistajatalouteen kuulumista. Käsittelemme tällaisten asiakkaiden tietoja esimerkiksi verkkokauppa-asioinnin tai muun asiakkaan käyttämän digitaalisen palvelun toteuttamiseen, asiakaspalautteiden käsittelyyn ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen. Hyödynnämme asiakastietoja myös S-ryhmän liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tässä tarkoituksessa voimme käyttää henkilötietoja esimerkiksi analysointi- ja profilointitarkoituksessa tai toteuttaaksemme mielipide- ja markkinatutkimuksia. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja S-ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen ja yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Yhteistyökumppaneilla tarkoitetaan puolestaan bonuspartnereita ja kaupallisia yrityksiä, jotka tekevät S-ryhmän kanssa yhteistyötä, yhteismarkkinointia tai ostavat S-ryhmältä medianäkyvyyttä.2.2. SäilytysajatTietojen säilytysajat vaihtelevat niiden käyttötarkoitusten mukaan. Yksittäisen tiedon säilytys jatkuu rekisterissä pisimmän tiedolle määritellyn säilytysajan loppuun, mutta tietoa käytetään kuhunkin määriteltyyn käyttötarkoitukseen vain korkeintaan niin pitkältä ajalta, kuin alla olevassa taulukossa on määritelty. Tiettyjä asiakassuhteen hoitoon liittyviä tietoja säilytämme koko asiakasomistajuuden tai asiakasomistajatalouteen kuulumisen ajan. Sen sijaan esimerkiksi tarkkoja ostotietoja säilytämme korkeintaan oston aikaisen kalenterivuoden loppuun ja sitä seuraavat 10 vuotta.Henkilötiedot poistetaan yleensä kuuden kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä. Joitakin tietoja säilytämme kuitenkin pidempään, kuten osuuskaupan jäsenyyteen ja osuusmaksutapahtumiin liittyviä tietoja. Näitä tietoja säilytetään rahatapahtuman kalenterivuoden loppuun ja 6 seuraavaa vuotta. Asiakassuhde voi päättyä jäsenyydestä eroamisen tai irtisanomisen johdosta tai asiakkaan jäädessä ilman asiakasomistajataloutta.S-käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistamme käyttäjätiliin perustuvan asiakkuuden päättyessä. S-käyttäjätilin osalta asiakkuus päättyy asiakkaan pyytäessä tilin poistoa.2.3. KäyttötarkoituksetAlla olevista taulukoista löydät tarkemmat tiedot siitä, mihin käyttötarkoituksiin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja käytetään ja kuinka kauan tietoja säilytetään.
Käsittelyperusteet
3. Rekisteröidyn oikeudet
- Sinulla on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua tietoihisi
- Oikeus tietojesi poistamiseen (esimerkiksi silloin, kun käsittelyperuste on suostumus tai säilytykselle ei ole perustetta)
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai muuhun oikeutetun edun perusteella tapahtuvaan käsittelyyn
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus tietojesi oikaisemiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Oikeus peruuttaa antamasi suostumus
Oikeudet
4. Tietolähteet
- Saamme tietojasi S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittyessäsi solmimastasi sopimuksesta ja sinulta itseltäsi asiakassuhteen aikana puhelimitse, verkkosivujen kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta. Nimi-, osoite-, matkapuhelinnumero- ja kuolintietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Puhelin-Robinson- ja Posti-Robinson-kieltotiedot saadaan Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto r.y.:ltä. Henkilökuntatieto ja tieto alennusoikeudesta saadaan S-ryhmän työntekijärekistereistä. Saamme S-Etukortin käyttöön ja tunnistautuneena tehtyyn asiointiin liittyvät tietosi S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteisöiltä ja S-ryhmän Bonusta myöntäviltä yhteistyökumppaneilta. Lisäksi voimme saada tietoja S-ryhmään kuuluvilta yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita sinulle annettuja tunnuksia. Saamme S-ryhmän hotelleihin tehtyjä varauksia koskevat tiedot S-ryhmän matkailu- ja ravitsemuskaupan asiakasrekisteristä. Varaustietoja voidaan käyttää esimerkiksi kohdentaaksemme sinulle mainontaa hotellin lähellä olevista S-ryhmän palveluista, joista saattaisit olla kiinnostunut. Voit kieltää varaustietojen käytön S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä asettamalla analytiikka- ja asiakasryhmittelykiellon S-mobiilin Minä-osiossa tai kirjautumalla S-käyttäjätilillesi missä tahansa S-ryhmän verkkopalvelussa. Lisäksi saamme rajatusti henkilötietoa SOK:n ja S-Pankin yhteisistä asiakkaista SOK:n ja S-Pankin yhteisrekisteristä kts. tämän selosteen kohta 10.
5. Henkilötietojen vastaanottajat
- Luovutamme verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta ja eronneille jäsenille maksetusta pääomanpalautuksista. Voimme myös luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Luovutamme osuuskaupalle tiedot ruoan verkkokauppatilauksistasi tilaustesi toteuttamiseksi. Voimme luovuttaa osuuskaupalle myös yhteystietosi ja henkilötunnuksesi, jos tiedot ovat tarpeellisia maksamattoman verkkokauppatilauksen laskutuksen tai perinnän toteuttamiseksi.Voimme luovuttaa osuuskaupalle asiakkaan yhteystietoja ja S-Etukorttia koskevia tietoja myös asiakaspalvelutarkoituksiin, sekä osuuskaupan ja asiakasomistajajärjestelmän sääntöjä tai henkilökunnan alennusoikeutta koskevien väärinkäytösten ja rikosepäilyjen tunnistamiseksi, selvittämiseksi ja käsittelemiseksi.Luovutamme Postille ja vastaavan kaltaiselle toimijalle, esim. PostNord, tilauksesi toimitustiedot ostamiesi tuotteiden toimittamista varten. Tietojen luovutus perustuu tuotteen hankinnan yhteydessä tehtyyn sopimukseen.Luovutamme suostumuksellasi tiedon asiakasomistajuudestasi S-ryhmän Bonusta myöntävälle yhteistyökumppanille.Jos olet antanut suostumuksesi mainonnan kohdentamiseen S-ryhmän ja S-Pankin ulkopuolisissa kanavissa, voimme luovuttaa pseudonymisoidun eli salatun asiakastunnisteen mediakumppanille mainonnan kohdentamista varten. Toimimme soveltuvilta osin mediakumppanin kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä mainonnan kohdentamiseen ulkopuolisissa kanavissa löydät sivulta Mainonnan kohdentaminen S-ryhmän ja S-Pankin ulkoisissa kanavissa.Voimme luovuttaa suostumuksellasi tietojasi S-ryhmän ulkopuolisille tahoille tai ulkopuolisiin tarkoituksiin, esimerkiksi tieteelliseen tutkimukseen.Asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietojasi vastaanottavat ja käsittelevät S-ryhmän sisäiset asiakaspalvelutiimit sekä tuoteasiantuntijat, jotka osallistuvat palautteesi käsittelyyn.Asiakasryhmittelyjäsi ja demografiatietojasi voidaan käsitellä myös yhdessä muiden SOK:n asiakasrekistereiden tietojen kanssa liiketoiminnan kehittämiseksi asiakasryhmittäin tehtävässä analytiikassa ja raportoinnissa. Näitä tietoja voidaan myös käyttää asiakaspalvelun laadun ja markkinoinnin kohdentamisen parantamiseksi esimerkiksi varatessasi huoneen S-ryhmän Sokos Hotellista.Käytämme tietyissä tilanteissa alihankkijoita, jotka käsittelevät asiakastietoja toimeksiannostamme ja lukuumme. Käyttämämme alihankkijat toteuttavat lukuumme esimerkiksi IT-palveluita, kuten IT-järjestelmien ylläpitopalveluita, asiakasviestintää, markkinointi- ja asiakastutkimuskampanjoita, maksamisen palveluita, sekä verkkokauppojen kuljetus-/toimituspalveluita. Alihankkijat saavat pääsyn sellaisiin henkilötietoihin, joita tarvitsevat tuottaakseen meille sovittua palvelua. Verkkokauppojen maksupalveluntarjoajien osalta tarvittaviin tietoihin voivat kuulua myös kortinhaltijan nimi ja yhteystiedot. Maksupalveluntarjoajat voivat käsitellä näitä tietoja myös omiin tarkoituksiinsa, kuten lakisääteisten velvoitteidensa toteuttamiseen.Lisäksi luovutamme rajatusti henkilötietoa SOK:n ja S-Pankin yhteisistä asiakkaista SOK:n ja S-Pankin yhteisrekisteriin kts. tämän selosteen kohta 10.
6. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
- Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.
7. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
- Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme käsittelevät henkilötietojasi tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, ryhdymme viipymättä selvittämään tapahtumaa ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Tiedotamme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
8. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
- Asiakasomistajaksi ja S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittymisen edellytyksenä on sopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen (nimi, osoite, Suomen väestökirjanpitäjän antama henkilötunnus) antaminen. Henkilötietojen antamatta jättäminen estää sopimuksen syntymisen.Asiakasomistajatalouteen ja S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittymisen edellytyksenä on sopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen (nimi, osoite, Suomen väestökirjanpitäjän antama henkilötunnus tai syntymäaika) antaminen.Rekisterin tietojen perusteella tuotettavien palvelujen edellytyksenä on kunkin palvelusopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen antaminen. Palvelusopimuksen syntymiseksi edellytettävät tiedot vaihtelevat palveluittain.
9. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
- Emme tee rekisterin tietojen perusteella sellaista yksinomaan automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinulle oikeusvaikutuksia. Jos olet ottanut käyttöön Kerää ja skannaa -palvelun, teemme palvelussa automaattista päätöksentekoa palvelun ja skannerin käyttötietojen perusteella. Analysoinnin perusteella sinut voidaan ohjata tarkastuslaskentaan kassalle.
10. SOK:n ja S-Pankin yhteisten asiakastietojen yhteisrekisterinpitäjyyttä koskeva tietosuoja
- 10.1. Yhteisrekisterin tarkoitus ja rekisteröidytSuomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) rekisterinpitäjänä ja S-Pankki Oyj rekisterinpitäjänä ovat tässä selosteessa kuvattujen tietojen yhteisrekisterinpitäjiä. Kerromme tässä kuvauksessa, ketkä kuuluvat tähän rekisteriin sekä tiedot, joita rekisterissä käsitellään. Kerromme myös, miten yhteisrekisterinpitäjien roolit on järjestetty suhteessa rekisteröityihin. Tämä osio täydentää SOK:n ja S-Pankin asiakasrekisterien tietosuojaselosteita. Yhteisrekisterin piiriin kuuluvat luonnolliset henkilöt:
- Asiakkaat, joilla on yhtä aikaa voimassa oleva asiakasomistaja-asiakkuus ja S-Pankin asiakkuus.
- Asiakkaat, jotka on lisätty asiakasomistajatalouteen Lapsen pankkiasiointi -palvelussa.
- Asiakkaat, jotka ovat liittyneet asiakasomistajaksi Liity asiakasomistajaksi -verkkopalvelussa.
- Asiakkaat, jotka ovat solmineet sopimuksen S-mobiilin käyttöönotosta.
Yhteisrekisterin sisältämät tietoalueet
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
- 10.3. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmätLuovutamme yhteisrekisteristä henkilötietoja S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin sekä S-Pankin asiakasrekisteriin yllä olevan taulukon mukaisesti. Näiden tietojen käyttötarkoituksena on muun muassa perustietojen ylläpito, S-mobiilin kehittäminen ja asiakasanalytiikka. Voimme luovuttaa rekisterin tietoja kolmansille osapuolille rekistereiden tietosuojaselosteiden mukaisesti. Huolehdimme tiedonsiirron lainmukaisuudesta silloin, kun asiakastietojen siirto EU/ETA-maiden ulkopuolelle on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. 10.4. Rekisteröidyn oikeudet yhteisrekisterissä Rekisteröitynä voit kääntyä kumman tahansa rekisterinpitäjän puoleen oikeuksiesi toteuttamiseksi yhteisten tietojen osalta. Suosittelemme kääntymään sen rekisterinpitäjän puoleen, joka on olennainen oikeuksiesi toteuttamisen kannalta. Kaupan asiakkuuteen liittyvien asioiden osalta voit kääntyä SOK:n puoleen ja pankkiasioinnin osalta S-Pankin puoleen. Jos henkilötiedon käsittely ei ole mielestäsi lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tai ottaa yhteyttä valvontaviranomaisena toimivaan tietosuojavaltuutetun toimistoon. Voit estää mainontaa ja analytiikkaa koskevien henkilötietojesi käsittelyn käyttämällä kielto-oikeuttasi tai peruuttamalla antamasi suostumuksen. Tämän seurauksena esimerkiksi S-mobiilin sisältö saattaa olla vähemmän personoitua emmekä voi kohdentaa sinulle tiedotteita tai mainontaa parhaalla mahdollisella tavalla.10.5. Yhteisrekisterin osapuolten yhteystiedot
- SOK:n tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@sok.fi
- S-Pankin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@s-pankki.fi
11. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
- Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK PL 1, 00088 S-RYHMÄ S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus 0116323–1 Rekisterin yhteyshenkilöJos tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteella: tietosuoja.asiakkuus@sok.fi Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi