Hotelli- ja ravintola-asiakkaat

Keräämme asiakkaistamme sellaisia tietoja, joita tarvitsemme hotelliyöpymisen, ravintolavierailun tai kokousvarauksen ja hyvän asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Hotelliyöpymiseen tarvitsemme nimesi ja yhteystietosi. Laki myös vaatii kaikissa hotelleissa niin sanotun matkustajailmoituksen täyttämistä. Voimme täydentää matkustajailmoituksesta varausjärjestelmäämme varaukseen ja majoittumiseesi liittyen kotiosoitetiedot, mutta emme tallenna varausjärjestelmään esimerkiksi henkilötunnustasi. Käsittelemme myös muun muassa tulevien ja aiempien majoitustesi tietoja varmistaaksemme sinulle mahdollisimman hyvän kokemuksen ja palvelun vierailusi aikana.

Jos kuulut S-Card -kanta-asiakasjärjestelmään, keräämme yöpymis- ja ostotietoa voidaksemme ylläpitää jäsenyyttäsi ja jotta voit hyödyntää kanta-asiakkaalle kuuluvat etusi.

Lisätietoja kerättävistä henkilötiedoista ja niiden käsittelyperusteista saat sivulta www.sokoshotels.fi/tietosuoja.

Kun saavut hotellimme, tarkista esitäytetystä matkustajailmoituksesta, että meillä olevat tietosi pitävät paikkansa. Kerro muuttuneista tiedoistasi hotellin vastaanottohenkilökunnalle niin korjaamme tietosi oikeiksi.

Jos olet asiakasomistaja tai S-Card-kanta-asiakas ja olet tehnyt varauksesi internetistä www.sokoshotels.fi -sivustolta kirjautuneena käyttäjänä, saamme yhteystietosi asiakasomistaja- tai S-Card-järjestelmästä. Saamme asiakasomistajien osoitteenmuutokset Väestörekisterikeskuksesta automaattisesti ellet ole kieltänyt päivityspalvelua.  Päivittyneitä osoitetietojasi käytetään seuraavan varauksesi yhteydessä.

Haluamme palvella sinua tarpeesi ja toiveesi huomioiden. Kun käsittelemme tietoa sukupuolestasi tai tietoa aiemmista tai tulevista varauksistasi, voimme esitäyttää puolestasi matkustajailmoituksen, huomioida toiveesi hotellissa tai ravintolassa tai huomioida sinua erityisesti esimerkiksi juhlapyhinä tai syntymäpäivinä. Matkailu on elämystoimiala, jossa yöpymiseen tai ravintolakäyntiin liittyy muutakin kuin fyysiset puitteet.

Voimme myös lähettää sinulle suoramarkkinointia suostumuksellasi. Sinulla on milloin vain mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi.

S-ryhmälle annetun suoramarkkinointiluvan, joka koskee myös hotellien ja ravintoloidemme suoramarkkinointia, voi peruuttaa usealla tavalla.

• Voit poistaa antamasi suoramarkkinointisuostumuksen kirjautumalla Omalle S-kanavalle
• Asioimalla asiakasomistajapalvelussa (lähes kaikissa Prismoissa ja Sokoksissa)
• Lähettämällä pyynnön suoramarkkinointiluvan peruuttamisesta palautelomakkeella (valitse aiheeksi asiakasomistajuus, S-Etukortti ja Bonus)
• Soittamalla S-ryhmän asiakasomistajapalveluun puh. 010 76 5858 (ma–pe klo 9–16, puhelun hinta 0,084 €/min) tai
• Lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakkuus@sok.fi.

Uutiskirjetilauksen tai markkinointiviestin voi peruuttaa uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä. Hotellin henkilökunnalla ei ole mahdollisuutta peruuttaa tilaamiasi uutiskirjeitä, sillä emme hallitse uutiskirjeiden tilaustietoa hotellien varausjärjestelmässä.

Tietosi poistetaan automaattisesti järjestelmistämme kun viimeisestä yöpymisestäsi on kulunut kolme vuotta eikä sinulla ole voimassaolevia varauksia.

Varauksen eri vaiheessa voimme käyttää ulkopuolisia palveluntuottajia erilaisten asiakaspalveluun ja asiakassuhteen hoitoon tarkoitettujen toimintojen tuottamiseksi. Kaikki yhteistyökumppanimme noudattavat S-ryhmän periaatteita asiakastiedon käsittelyssä ja heidän kanssaan on solmittu tietojenkäsittelysopimukset ja tarvittaessa vakiolausekkeet.

Varatessasi majoitusta Suomen Radisson Blu –hotelleista, varauksen tiedot luovutetaan myös Radisson Hotel Groupille, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Lisätietoa Radisson Hotels Groupin tietosuojasta voi lukea www.radissonhotels.com/fi-fi/tietosuoja.

Siirrämme ostotietojasi S-ryhmän sisällä asiakasomistajan Bonusostojen ja ja S-Card –asiakkaan pisteiden kerryttämiseksi. Lisäksi jos haluat kerryttää lentoyhtiön kanta-asiakasohjelman pisteitä, tietoja yöpymisestäsi voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta vaatii hotelleja ylläpitämään niin sanottua matkustajarekisteriä. Siksi pyydämme sinua täyttämään matkustajailmoituksen saapuessasi hotelliimme. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Matkustajailmoitukset kerätään matkustajarekisteriin, jota säilytetään hotellissa.

Matkustajailmoituksella kerätään matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika sekä kansalaisuus, mikäli matkustaja ei ole suomalainen. Ilmoituksessa kerrotaan myös matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat ja matkustajan osoitetiedot. Näiden lisäksi matkustajailmoituksessa kerrotaan maa, josta matkustaja saapuu Suomeen, matkustajan matkustusasiakirjan numero sekä matkustajan hotelliin saapumispäivä ja lähtöpäivä. Matkustajailmoituksella annettuja tietoja voidaan viedä SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisteriin pois lukien tieto henkilötunnuksesta, jota käsitellään vain matkustajarekisterissä.

Matkustajailmoitukset ja -tiedot säilytetään yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne hävitetään. Tästä poiketen asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja voidaan säilyttää kauemmin SOK:n matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterissä.

Matkustajien tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Hotellivaraukseen yleensä liitetään sähköpostiosoite, jota käytämme tarvittaessa yhteydenottoihin. Voimme myös pyytää palautetta yöpymisestäsi. Kysely lähetetään automaattisesti varaukseen merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Asiakaspalautteiden perusteella parannamme palvelujamme.

Toisinaan tapahtuu tilanne, että saat asiakaspalvelukyselyn, vaikka et olisi hetkeen yöpynyt hotellissamme. Tällöin olet mahdollisesti joskus varannut yöpymisen toisen puolesta ja tässä yhteydessä sähköpostiosoitteesi on yhdistynyt toisen henkilön tietoihin esimerkiksi varausvahvistuksen lähettämistä varten. Toinen asiakkaamme on myös voinut kirjoittaa oman sähköpostiosoitteensa väärin varauksen yhteydessä. Ota virhetilanteissa yhteyttä tietosuoja.mara@sok.fi ja korjaamme tietosi oikeiksi.